Статьи

Внедрение систем электронного документооборота


27.12.2016

На любом предприятии почти каждый сотрудник работает с документами. Например, это могут быть: приказы, служебные записки, договоры, письма и прочие документы. В бумажном виде все эти документы представляют собой большой объем информации, в котором трудно разобраться и систематизировать. Порой документы теряются, дублируются и их трудно найти, также руководству трудно оценить состояние дел в компании и контролировать сроки исполнения поручений. Это все приводит к потере рабочего времени сотрудников на основную работу, низкой производительности труда, большие затраты на хранение и обработку документов в бумажном виде.

Все эти проблемы позволяет решить система электронного документооборота (СЭД). СЭД позволяет автоматизировать актуальные задачи: структурировать хранение документов, обеспечить быстрый поиск документов, сократить трудозатраты сотрудников на обработку документов, позволяет работать с актуальной версией документов, улучшить исполнительскую дисциплину. Электронный документ в СЭД - это карточка документа, в которую записываются реквизиты документа, например, номер, дата создания, краткое содержание, сумма договора, сроки исполнения и т.п., вложение или файл (Word, Excel, PDF, рисунок, презентация). Бизнес процесс – это движение документа между сотрудниками компании и электронная подпись.

Многие, представленные на Российском рынке СЭД, позволяют работать с электронными документами и закрывают большинство задач по автоматизации работы с документами. У многих систем похожая функциональность и интерфейс, поэтому выбрать из множества предложений очень тяжело. Основные критерии выбора должны основываться на следующих пунктах:

Также современные СЭД уже выходят за рамки классического документооборота (организационно распорядительный документооборот, канцелярия, договоры). Многие позволяют решать другие интересные задачи: управление тендерной документацией, управление командировками, управление технической документацией, проектами, электронными резюме, сервис деск и т.д. С помощью встроенных инструментов в системе можно настроить свои бизнес-процессы, характерные для компании.

Внедряя СЭД, компания может получить множество преимуществ:

Есть несколько способов посчитать экономическую эффективность от внедрения СЭД, но главное это то, что после внедрения СЭД менеджмент предприятия получает серьезный и эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.