Аутсорсинг печати для подразделений Федеральной налоговой службы России по Иркутской области

Заказчик

Заказчик проекта – Управление Федеральной налоговой службы России по Иркутской области.

Управление является территориальным органом Федеральной налоговой службы и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

В составе УФНС России по Иркутской области 9 инспекций межрайонного уровня. Шесть инспекций включают в свой состав 14 территориально обособленный рабочих мест.

Парк печатной техники заказчика представлен принтерами и МФУ различных марок. Общее количество печатающей техники превышает 1 000 единиц.

Ситуация

Проблема заказчика, с которой он обратился в ISIB, состояла в том, что одной из основных статьей расходов в бюджете являлась закупка новых картриджей.

В тендерах побеждали поставщики с самой низкой ценой и самым низким качеством картриджей. Налоговой поступали картриджи с большим процентом брака. При этом заказчику было сложно доказывать, что имеет место заводской брак и приходилось постоянно заниматься возвратом некачественных картриджей.

Задача ISIB состояла в том, чтобы повысить качество печати для заказчика и избежать сопутствующих проблем с заменой бракованных картриджей.

Решение

Специалисты ISIB предложили услугу «Вечный картридж» - обслуживание картриджей по фиксированной цене за 1 отпечатанный лист. В эту цену включена не только заправка картриджей, но и необходимый ремонт и замена запчастей (фотобарабан, магнитный вал, ролики), а также приобретение нового картриджа, когда срок службы старого истёк.

Это позволило уйти от процедуры закупки картриджей как товара и заменить её на приобретение услуги.

При этом заказчик смог закрепить в договоре ключевое для себя требование к этой услуге – качество печати, которое было определено в договоре следующим образом:

· отсутствие фонового «ореола» на изображении при печати, копировании, сканировании;

· отсутствие горизонтальных/вертикальных полос на изображении;

· отсутствие складок на бумаге и ее деформации;

· отсутствие искажения изображения и шрифтов;

· отсутствие пропусков на изображении;

· четкая, контрастная печать;

· отсутствие незакрепленного изображения при печати и копировании;

· равномерная печать;

· внешний вид картриджа/драм-картриджа должен быть без дефектов и поломок, без следов высыпания тонера;

· при встряхивании картриджа не должен просыпаться тонер;

· чистая печать (отсутствие точек на копии);

· отсутствие посторонних шумов при печати, копировании, сканировании;

· корректная передача цветов при печати, копировании, сканировании цветного изображения.

После урегулирования вопросов с договором в мае 2022 года стартовал пилотный проект с Межрайонной ИФНС России № 16 по Иркутской области. Пилотный проект продлился полгода. Заказчик остался доволен его результатами: проект оказался как экономически выгодным, так и позволил обеспечить необходимое качество печати. Было принято решение о масштабировании сотрудничества - с мая 2023 года ISIB начал оказывать услуги по аутсорсингу печати для 4 налоговых инспекций на территории Иркутской области и Управление.

Результаты

Заказчик ушёл от процедуры закупки картриджей и обеспечил себе высокий уровень качества печати. Проблема всех закупок в том, что выигрывает поставщик с самой низкой ценой и таким же низким качеством.  Специалисты ISIB смогли предложить качественное решение в рамках тех ограничений, которые существовали у налоговой службы. Требования к качеству были стандартизированы и закреплены в договоре.

Подтверждением удовлетворённости заказчика качеством печати и одним из результатов проекта стало решение о расширении с 2024 года территории сотрудничества – до масштабов всей Иркутской области.