← Вернуться к списку проектов

Внедрение СЭД ТЕЗИС для администрации города Улан-Удэ

Заказчик

Администрация города Улан-Удэ — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления столицы Республики Бурятия. Проект по внедрению СЭД охватывал всю администрацию: 

• аппарат;
• комитеты;
• управления, администрации городских районов. 

Суммарно 36 подразделений, свыше 1000 пользователей.

Ситуация

Администрация города Улан-Удэ обратилась в ISIB в 2019 году. На тот момент у Заказчика не было централизованного решения для автоматизации документооборота. В каждом подразделении делопроизводитель регистрировал входящие документы в локальном приложении. Для выдачи поручений, их исполнения и подготовки ответа применялся бумажный документооборот. Исходящий документ также регистрировался в локальном приложении, делопроизводитель вручную прикреплял его к соответствующему входящему. В управлении информатизации и информационных ресурсов использовалась СЭД Directum, однако в ней работали всего 5-7 пользователей.

Таким образом, были сформулированы основные проблемы администрации:

• Отсутствие централизованной автоматизированной системы документооборота.
• Использовался бумажный документооборот.
• Делопроизводители использовали неудобное локальное приложение (документы прикреплялись и связывались вручную).

В итоге была обозначена цель проекта - автоматизировать процессы работы с документами во всех структурах администрации города в единой системе. 

Главными требованиями Заказчика к системе были: открытый код системы, а также возможность импортозамещения.

Решение

В качестве решения был предложен СЭД Тезис.

Проект стартовал летом 2019 года и включал в себя 2 основных этапа:

1) Первый этап, июль-декабрь 2019 года.

На данном этапе был проведён аудит, в рамках которого мы обследовали процессы документооборота и собрали пожелания Заказчика. Аудит продлился один месяц.

Общий процесс внедрения СЭД представлен на схеме:

Далее было поставлено оборудование (серверы, система хранения данных), проведены пуско-наладочные работы, настройка.

На данном этапе мы также сформировали тестовую группу из сотрудников администрации (в неё вошло 30 человек), провели для неё обучение и запустили тестовую эксплуатацию СЭД.

Кроме того, в рамках первого этапа были выделены 3 основные доработки системы:

• Механизм работы с ответственным исполнителем;
• Бронирование помещений для совещаний;
• Интеграция с СЭД Правительства Республики Бурятия.

По результатам опытной эксплуатации был составлен список требований, определён их приоритет и начато выполнение.

2) Второй этап, январь – июль 2020 года.

Второй этап начался с доработки системы по итогам опытной эксплуатации. Затем наступил форс-мажор – пандемия и карантин в марте 2020 года. Все сотрудники администрации были переведены на удалённую работу. СЭД в промышленную эксплуатацию пришлось разворачивать в сложных условиях: сроки были сжатыми, необходимо было срочно запускать систему в промышленную эксплуатацию. При этом сотрудники ISIB не могли выехать в Улан-Удэ, а сотрудники администрации работали из дома.

В итоге систему пришлось запустить раньше на 3 месяца, чтобы обеспечить работу администрации в условиях карантина. По всем сложным пунктам, связанным с запуском СЭД, удалось найти альтернативные решения. Обучение было организовано дистанционно. Поддержку и авторский надзор мы также организовали в удалённом режиме. Проект был реализован, несмотря на сложившиеся обстоятельства.

На данный момент, 2021 год, аналитики компании ИСИБ оказывают гарантийную поддержку внедренной системы, производят доработки, в соответствии с требованиями, которые были сформированы после запуска в промышленную эксплуатацию.

Результаты

С внедрением системы электронного документооборота работа делопроизводителей стала удобнее - в любой момент можно получить информацию по всем документам и поручениям, увидеть, у кого и на каком этапе они находятся.

Были автоматизированы действующие у заказчика механизмы контроля.

Процесс обмена документами со сторонним гос. учреждением стал требовать меньше действий.

Появился удобный сервис бронирования мест для совещаний.

У руководителей подразделений появилась возможность работать в СЭД через планшеты — это упростило и сократило время обработки документов.

Были проведены работы по обеспечению информационной безопасности и защите персональных данных. Для решения задачи были применены современные программно-технические средства, отвечающие требованиям к надёжности, безопасности и импортозамещению.

Таким образом, к основным результатам относится:

• Возможность удаленной работы;
• Лёгкость и оперативность поиска любого документа;
  
• Возможность отследить этап исполнения документа и у кого он в работе;
  
• Сокращение срока исполнения поручений;
  
• Сокращение времени обмена документами с Правительством Республики Бурятия;
  
• Удобный сервис для бронирования залов совещаний;
  
• Сокращение расхода бумаги.
  

Проект в цифрах

За 1 год использования системы

Создано  88 676 документов		Систему используют 850 человек		Создано 101 599 поручений
	Расход бумаги сократился на 50%		Было спасено более 70 деревьев

Используемые решения и технологии: СЭД «Тезис», Lenovo Think System, Astra Linux, Secret Net Studio 8