← Вернуться к списку проектов

Внедрение и масштабирование СЭД ТЕЗИС для крупнейшей региональной авиакомпании Сибири

Заказчик

Заказчиком проекта выступала региональная авиакомпания — ведущий авиаперевозчик на местных авиалиниях в Восточной Сибири. 

Авиакомпания создана в 2000 году, является частью холдинга «Истлэнд». Базируется в международном аэропорту «Иркутск».

Авиакомпания обеспечивает пассажирское сообщение со всеми действующими аэропортами Иркутской области. Доля регионального рынка авиаперевозок составляет около 70%.

Выполняет около 200 рейсов в месяц. Занимает первое место в аэропорту Иркутска по количеству самолетовылетов.

Ситуация

Авиакомпания обратилась в ISIB с целью оптимизировать процесс согласования договоров. В компании для каждого вида договоров действовало около 40 шаблонов. Для каждого шаблона был определён свой список согласующих. В итоге согласование проходило непрозрачно, сотрудники не владели информацией, где находится договор, кому он направлен.

Кроме того, у Заказчика существовали такие проблемы:

• Документы часто терялись;
  

• Согласование проходило долго;

• Исполнители уклонялись от работы;

• Существовало несколько точек входа документов, несколько реестров и номенклатур;

• Был загружен секретарь (необходимость выдавать всем номера документов).

Решение

Этап первый. Аудит.

Изначально мы провели аудит с целью определить варианты системы, подходящей под нужды Заказчика. По результатам аудита описали бизнес-процессы, разработали техническое задание. В рамках технического задания было описано 12 процессов. Были сформулированы задачи внедрения СЭД и предложены варианты решения.

Задачи проекта:

• Обеспечение прозрачности бизнес-процессов по согласованию договоров и исходящих документов.

• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников.

• Сокращение трудозатрат руководителей и сотрудников предприятия.

• Сокращение времени на согласование и подписание документов.

• Предотвращение потерь бумажных документов.

• Введение единой номенклатуры документов.

• Снижение рисков утечек информации.

Авиакомпании было предложено 4 варианта решения:

1. Тезис;

2. Elma;

3. DocsVision;

4. WSS.

Заказчик выбрал систему Тезис по ряду преимуществ:

• Дружественный интерфейс;

• Открытый код;

• Оптимальная цена;

• Подходит под импортозамещение.

Этап второй. Внедрение.

После завершения аудита началось внедрение. Заказчик первоначально приобрёл версию на 10 одновременных подключений. Этап продлился 108 рабочих дней.

В рамках проекта мы последовательно провели следующие работы:

1. Установили и развернули систему на мощностях Заказчика;

2. Настроили отображение карточек документов согласно ТЗ;

3. Настроили процессы согласования, утверждения, резолюции;

4. Настроили отчёты согласно ТЗ;

5. Произвели прочие настройки системы (разработали справочники, зарегистрировали пользователей и пр.);

6. Написали инструкции пользователя, провели обучение.

Этап третий. Сопровождение и доработки.

На протяжении последующих двух лет происходили последовательные доработки внедрённой системы.

Во-первых, было значительно расширено количество лицензий для одновременных подключений. Было проведено обучение пользователей работе с системой. Производилось обновление версии системы.

Улучшались некоторые функции, например, была добавлена функция отправки документа по электронной почте с переносом вложения и полного описания документа в тело письма.

Также вносились изменения, в соответствии с меняющимися процедурами авиакомпании. Дорабатывались бизнес-процессы и процедуры согласования.

Результаты

1. В 4 раза сократился срок подписания договора (7 дней вместо 30);

2. Время поиска документа сократилось до 1-2 секунд;

3. Перестали пропадать документы;

4. Прозрачность процессов согласования (возможность определить «слабое звено», которое задерживает исполнение документов);

5. Контроль исполнительской дисциплины.

Используемые решения и технологии: Cuba.platform, СЭД Тезис